浅谈现代企业办公室丁作的定位

  文章从企业办公室工作的性质、求、任务、发展情况出发,研究分析了现代企业办公室工作新的工作特点、性质和求,在此基础上,对现代企业办公室工作做出了定位,并提出了做好办公室工作的思想和办法。
  关键词企业;管理;办公室工作
  
  随着企业改制和内部改革的逐步深化,企业管理模式、经营模式、发展模式的转变,企业的发展速度更快,更加追求质量,追求效益。面对新形势和新任务,办公室的地位和作用将越来越重,工作求也会越来越高。办公室在企业快速发展中做到围绕企业中心工作,紧贴领导思路,优化服务意识,提高服务实效,必须有敢于担当的勇气,在解放思想、落实执行、树立正气、雷厉风行、协调服务上争做典范,才能不断提高办公室整体工作水平,适应并推动企业发展。
  
  一、办公室做解放思想的典范
  
  可以说,企业领导的思路,办公室人员最先知道,企业的改革发展方向、发展战略办公室人员最熟悉。办公室人员想紧紧跟上领导的思路,跟上企业发展的形式,主动发挥好参谋助手作用,必须最先做到解放思想。
  通过学习解放思想。办公室人员加强岗位业务知识的学习,提高岗位适应能力,超前工作,做企业改革发展的推动者;善于学习和吸收新的理念和现代管理方法,学习和了解国家、行业的发展形势,熟练掌握国家和公司的政策、文件、会议精神,并灵活运用到办公室的各项工作中去;关注有利于企业发展的相关政策,增强为企业发展出谋划策的能力。
  通过提高定位解放思想。增强“身在兵位,心为帅某”的意识,主动站在领导的角度想问题、看事情,主动站在推动企业发展的高度,从企业发展大局的层面来审视自己的思想、工作、效率和作风,坚决从惯性思维中走出来,敢于打破固有的思维模式,绝不能抱着原来是怎么做的还怎么做的思想,多思考现在应该怎么做。
  通过自我审视解放思想。敢于正视存在的问题和不足,无论是单位还是个人,只有看到差距和不足,才会奋起直迫,不断挑战自我,增强工作的主动性、积极性,争创一流工作业绩。加强对标学习,向同行业先进水平看齐,不断提高创新能力,打造办公室工作亮点。
  
  二、办公室做落实执行的典范
  
  办公室的另一个重工作是做好服务,高质量、快速度地落实领导的各项工作,绝不能让领导的意识在第一关就“卡壳”;对基层的各项工作尽快提交领导处理,绝不能让事情在办公室“束之高阁”;对领导交代和关注的事项及时督查督办,并及时反映给领导,确保各项工作执行到位。
  增强责任感和使命感。办公室作为领导身边的部门,其工作效率直接影响企业各项工作的成效。办公室工作想“出彩”很不容易,想一点不出错却很难,有时还会受到误解和委屈,好的工作让人感觉不到办公室的存在,是“此时无声胜有声”的真实写照。办公室人员必须充分认识办公室在企业中的作用,端正态度,少一些虚荣,多一些踏实;少一些浮华,多一些落实,把心思用在工作和服务上,带着强烈的责任感和使命感去工作,不是张扬地去落实,应做到执行不走样,不搞形式主义,不做表面文章,不弄虚作假,不急功近利,坚持说实话,办实事,求实效。
  落实好办公室自身的工作。对企业改革发展过程中带来的新求,敢于尝试新方法,形成新思路,对重点、难点、热点问题,善于多角度、多途径的探索解决办法;推行ABC工作法、海尔集团的OEC管理法,力求日事日毕、日清日高,不断推进办公室各项工作的落实。
  发挥好贯彻督导职能。督促检查是狠抓工作落实,提高工作效率的根本手段,也是办公室的重职责。因为我们企业的重决策部署、会议的议定事项乃至领导的临时安排,都有一个贯彻落实的过程。而这个过程,不仅需办公室来协调办理,更需督促检查,防止出现“走过场”和“中梗阻”。在督查、督办过程中,全面把握工作动态,及时、准确地做好汇报工作。注意改进方法,避免人为矛盾或使矛盾激化。同时,杜绝怕得罪人的“老好人”思想,纠正有令不行、有禁不止的现象,做到铁面无私,公平公正,坚持真抓实干,提高执行力,出实招、办实事、求实效,确保各项工作落地生根、开花结果。
  
  三、办公室做树立正气的典范
  
  对企业而言,办公室是贯彻督导企业重大决策、会议精神及领导指示等的重部门,同时也肩负着本单位印章管理及公文处理的重职责,每一项工作都带有浓厚的政治色彩和企业效力。同时,办公室作为领导身边的部门和企业的窗口部门,其好坏直接影响领导的权威和企业的形象,必须做到内强素质,外树形象。
  提高政治素质。办公室工作的政治性很强,把思想政治建设作为办公室建设的一条主线。办公室干部坚持不懈地学习党的基本理论、基本路线、基本经验,在思想上、行动上与党中央保持高度一致。以高度的政治性始终坚持党性和法制观念,严于律己、奉公守法,经得住权利、金钱、地位的考验。
  提高思想素质。在办公室工作必须做到品行端正、作风扎实、淡泊名利,不玩弄权术,不搞小动作,不好大喜功,不夸夸其谈,有甘当无名英雄的思想和胸怀,心平气和、兢兢业业地做好本职工作。同时,办公室也是一个团队,必须加强团结,多琢磨事,少琢磨人,不说不利于团结的话,不做不利于团结的事,凡是自觉摒弃私心私利,尤其增强保密意识,不造谣,不信谣,不传谣,自觉维护好企业和办公室的形象
  提高办事素质。办公室身处领导身边的特殊位置,是人们关注的对象,办公室虽无多大权利,但领导的决策需办公室落实,基层的意见和建议需办公室反映,必须坚持讲原则、守纪律,按规矩办事,做到对上不曲意奉迎,对下不傲慢骄横,协调关系、处理事务坚持从大局出发、为事业着想,不偏不斜,不以个人好恶为标准,力求做到公正客观。
  
  四、办公室做雷厉风行的典范
  
  目前,企业发展的节奏不断加快,面临的新问题、新情况和工作的不确定性明显增加。办公室应对复杂多变的事务,就必须提高工作效率。可以说,在新形势下,增强效率意识,强化效益观念,这是企业快速发展的根本需,也是办公室工作的生命线。这就求办公室工作一方面提高自身的工作效率,另一方面,督促带动其他业务部门提高工作效率。
  提高效率意识。树立只争朝夕的敬业精神,增强分秒必争的时间观念,提高工作效率,雷厉风行,急事急办,特事特办;善于抓住关键环节,集中时间和精力,力争在主方面、重工作上取得新突破,并通过重点工作的突破带动其他工作的整体推进,形成“定了干、干必成、成必优”的良好氛围。
  优化工作方法。总结规律、加强规范,对大量程序性、重复性的工作,及时发现规律,总结经验,形成规范高效地工作流程;树立超前意识,对任何工作、问题都考虑在前、谋划在前,这样才能取得事半功倍的效果;坚持有序性与随机性,被动性与主动性的统一,时时事事从大处着眼,从小处着手,在随机中把握有序,在被动中把握主动,在普通中开创新局。
  
  五、办公室做协调服务的典范
  
  在日常工作中,需办公室协调的具体事项千头万绪,协调的对象涉及上下左右,协调的方式多种多样,协调的问题有难有易,有时还触及部门或个人的权力行使和根本利益。只有提高协调能力,调动各部门求同存异,形成合力,才能最大限度地发挥机关优势,调动各部门共同促进拟定事项的落实。
  做好领导班子内部的协调。办公室围绕决策的形成和落实,使每位领导都了解基本情况,为其有准备地发表意见创造条件。着重分析决策过程中的不同意见,特别是与主负责同志想法不完全相同的意见,深入分析产生分歧的内在原因,把握分歧的本质,做好事前沟通,保证决策顺利进行。
  做好机关内部各单位之间的协调。办公室作为综合协调部门,坚持原则性和灵活性相结合,千方百计从各部门工作的差异中寻找共同点,避开或删去枝节的矛盾点,争取从大处着眼,达成共识。同时,允许各方求同存异,保留不同意见,尽可能创造宽容和谐的氛围,以确保决策能够很好地贯彻执行。
  做好上下级之间的协调。下级对上级的请示报告,办公室把好会签关,充分征求各方面的意见,保证意见的一致性,同时,给上级领导提供充分的背景信息,让领导了解事情的来笼去脉,体现全面性。另一方面,对上级的指示、决定,协调下级单位贯彻执行,特别是执行中存在不同意见、存在较大困难或部门之间有“苦乐不均”现象时,尤其加强协调,在坚持原则,强调同一性的前提下,坚持特殊问题特殊处理,保证决策的顺利实施。
  做好办公室内部的协调。办公室工作涉及办文、办会、办事的各个方面,很多业务密切关联。特别在新的时期,文件办理、督办落实、信息报送、档案管理等多项工作都密切关联。因此,加强办公室的内部协调和沟通,是做好办公室工作的基础,必须做到立足全局、信息共享、统筹兼顾、步调一致。